Sjekkliste for intervjuforberedelse: dette bør du avklare før du bestemmer deg

Det første jeg ber kursdeltakere gjøre, er å skrive én setning om hva intervjuet skal bidra med i saken. Ikke et tema, men en funksjon: skal personen bekrefte et forløp, forklare en sammenheng, gi et tidsvitne-perspektiv eller svare på en kritikk? Uten den setningen blir spørsmålene brede, og svarene blir det også.

Her i begynnelsen av høsten starter mange nye øvingsoppgaver, og jeg ser det samme mønsteret hver gang. Den som har formulert funksjonen, kutter raskere spørsmål som bare er interessante, og beholder dem som faktisk bærer saken. Det sparer tid både før og under samtalen.

Sjekk også om intervjuet er riktig verktøy. Noen ganger ligger svaret i et dokument du kan lese selv, og da bør samtalen brukes til det dokumentet ikke kan fortelle deg: begrunnelser, skjønn og erfaring. Slik avgrenser du hva du trenger å spørre om.

• Skriv én setning om intervjuets funksjon i saken
• Avgjør om svaret heller finnes i et dokument
• List hva kun personen kan svare på

Bakgrunnsarbeidet handler ikke om å vite alt, men om å vite nok til å merke når et svar ikke stemmer med det som er sagt eller skrevet tidligere. Les tidligere uttalelser, relevante dokumenter og tidslinjen for saken. Noter datoer og ordlyd nøyaktig, fordi du kan trenge dem i samtalen.

Skill mellom det du vet, det du tror og det du ikke vet. Jeg anbefaler tre kolonner i notatet. Det som står i kolonnen for sikre fakta, kan du forholde deg til som utgangspunkt. Det som står under antakelser, må du ikke presentere som kjent, og de åpne spørsmålene blir ryggraden i intervjuet.

Husk at bakgrunnsstoff også er kilder som skal vurderes. Et sammendrag fra en tredjepart er ikke det samme som originaldokumentet. Der det er mulig, gå til den opprinnelige kilden og noter hvor du fant den, slik at arbeidet ditt kan etterprøves senere.

• Les tidligere uttalelser og noter ordlyden
• Del notatet i fakta, antakelser og åpne spørsmål
• Gå til originalkilden der det lar seg gjøre

Skriv spørsmålene ut og sorter dem etter hvor mye de betyr for saken, ikke etter hvor lette de er. De viktigste skal du komme til selv om samtalen drar ut eller blir avbrutt. Begynn gjerne med noe jevnt og faktabasert, slik at samtalen kommer i gang, og spar det mest krevende til du har fått tillit og tydelige utgangspunkter.

Prøv å lage åpne spørsmål som starter med hvordan eller hva skjedde, og hold lukkede spørsmål for presisering av tall, navn og tidspunkter. Et lukket spørsmål passer når du vil ha et tydelig ja eller nei du kan sitere nøyaktig. Et åpent spørsmål gir deg fortellingen og de detaljene du ikke visste å spørre om.

Les spørsmålene høyt for deg selv. Hvis ett av dem inneholder en påstand du ikke har dekning for, skriv det om. Et ledende spørsmål kan gi deg et svar, men det kan også gjøre svaret verdiløst, fordi du ikke vet om det er personens eget syn eller ditt.

• Sorter etter betydning for saken
• Bruk åpne spørsmål for fortelling, lukkede for presisering
• Fjern påstander du ikke har dekning for

Avklar før samtalen hva personen får vite om temaet, hvor lenge intervjuet varer og om det tas opp. Si tydelig fra hvis du vil ta lydopptak, og noter at samtykket er gitt. Dette handler om åpenhet overfor den du snakker med, og det gjør også senere kontroll av sitater enklere.

Tenk gjennom vilkår for å bruke det som blir sagt. Skal alt kunne siteres, eller er noe bakgrunn? Avklar det før svaret kommer, ikke etterpå. Er du usikker på hva slags avtale som passer, er det en god grunn til å la øvingsoppgaven stoppe opp og diskutere saken med instruktøren.

Sjekk utstyret kvelden før: batteri, lagringsplass og en reserveløsning med penn og papir. Kom i god tid, og sørg for et sted der du kan høre svarene tydelig. Dårlig lyd er en vanlig grunn til at sitater senere blir usikre.

• Si fra om lydopptak og noter samtykket
• Avklar hva som kan siteres før svaret gis
• Test utstyret dagen før

Intervjuet er ikke ferdig når samtalen slutter. Planlegg før du går inn hva som skal skje med svarene: hvilke påstander må kontrolleres mot andre kilder, hvilke tall må sjekkes i dokumenter, og hvilke sitater må leses opp igjen for å sikre at de er gjengitt riktig.

Skriv ned umiddelbart etter samtalen hva du faktisk fikk svar på, og hva som ble stående uklart. Merk hvilke svar som er personens egen oppfatning, og hvilke som er opplysninger du kan prøve. Dette notatet blir inngangen til bevisloggen din, der hvert utsagn kan knyttes til en kontroll.

Bestem også hvem du må kontakte på nytt. Ofte åpner et svar for et nytt spørsmål som bare personen selv kan besvare, og det er enklere å ta det kontaktpunktet mens samtalen er fersk enn å lete etter personen uker senere.

• List påstander som må kontrolleres
• Skriv ned uklarheter rett etter samtalen
• Planlegg en ny henvendelse for spørsmål som dukker opp

Når du har gått gjennom punktene over, kan du samle dem i en kort liste du svarer ja eller nei på før du takker ja til intervjuet eller setter det i kalenderen. Har du ikke et ja på de viktigste, er du sannsynligvis ikke klar, og det er helt greit å utsette.

Listen bør inneholde: Har jeg formulert intervjuets funksjon? Har jeg lest det viktigste bakgrunnsstoffet og merket hva jeg ikke vet? Er spørsmålene sortert og fri for ubegrunnede påstander? Er avtalen om opptak og bruk klar? Vet jeg hva jeg skal kontrollere etterpå?

Bruk den på øvingsoppgavene i kurset først. Etter noen runder blir listen en vane, og du merker raskt hvilke punkter som oftest svikter hos deg selv. Da kan du tilpasse den til din egen måte å arbeide på uten å miste det som gjør den nyttig.

• Funksjon formulert og bakgrunn lest
• Spørsmål sortert, avtale klar
• Oppfølging og kontroll planlagt