Slik forbereder vi et intervju: fra bakgrunnsstoff til oppfølging

Når jeg går gjennom intervjuforberedelse med kursdeltakere, ber jeg dem aldri om å skrive spørsmål først. Vi starter med et annet spørsmål: hva vil du vite etter samtalen som du ikke vet nå? Det høres enkelt ut, men de fleste har en vag følelse av tema og ikke en konkret kunnskapsmangel. Når mangelen er formulert i én setning, blir resten av arbeidet mye lettere å styre.

Jeg skriver setningen øverst på et ark og lar den stå synlig hele veien. Hver gang noen vil legge til et spørsmål, sjekker vi om det bringer oss nærmere svaret. Spørsmål som ikke gjør det, blir flyttet til en egen spalte som vi kaller sidespor. Noen av dem er verdt å ta med, men de skal ikke få styre samtalen.

I vårlige uker med mye stoff i omløp er denne disiplinen ekstra nyttig. Det er lett å la seg dra av en aktuell sak, og da ender man med et intervju som svarer på alt annet enn det man kom for.

• Formuler hva du vil vite etterpå, i én setning
• Hold sidespor i en egen spalte
• Sjekk hvert spørsmål mot hovedmålet

Bakgrunnsarbeidet er den delen som vises minst og betyr mest. I kurset lar jeg deltakerne bruke en fast rekkefølge: først det som er skrevet av og om personen, deretter dokumenter og offentlige opplysninger som er relevante, til slutt det som motparter eller andre har sagt. Hver opplysning noteres med hvor den kom fra, slik at vi senere kan skille mellom det vi vet og det vi har hørt.

Det er en vane som henger tett sammen med dokumentordning og bevislogg, men her handler den om noe enklere: å slippe å stole på hukommelsen midt i samtalen. Et ark med fem–seks verifiserte fakta og kildene deres gir ro. Du kan møte svaret med en presis oppfølging i stedet for å nikke og håpe at du husker det riktig.

Vi øver også på å merke hva som mangler. Et hull i bakgrunnsstoffet er ofte det beste stedet å stille et åpent spørsmål.

• Les i fast rekkefølge: skrevet, dokumenter, motparter
• Noter kilde ved hver opplysning
• Marker hullene i stoffet

Når bakgrunnen er på plass, skriver deltakerne alle spørsmål de kan komme på, uten å filtrere. Deretter sorterer vi dem i tre bunker. Den første er spørsmål som gir fakta eller bekreftelse, den andre er spørsmål som gir forklaring og begrunnelse, og den tredje er spørsmål som tester noe vi allerede har lest, for eksempel et tall eller en uttalelse.

Rekkefølgen i selve samtalen følger sjelden bunkene, men sorteringen viser tydelig om forberedelsen er skjev. Har du tjue faktaspørsmål og ett forklaringsspørsmål, kommer du hjem med en liste og ingen sammenheng. Har du bare åpne spørsmål, risikerer du å gå glipp av det konkrete du trenger for å kunne kontrollere noe etterpå.

Jeg lar deltakerne stryke minst en tredjedel av listen. Det gjør vondt første gang, men intervjuene blir som regel bedre.

• Bunke én: fakta og bekreftelse
• Bunke to: forklaring og begrunnelse
• Bunke tre: test av noe du allerede har lest

Det mest undervurderte steget er å tenke gjennom hva du gjør med svarene. For hvert hovedspørsmål skriver vi ned to mulige oppfølgere: én hvis svaret er klart, og én hvis det er vagt eller unnvikende. Da slipper man å improvisere i det øyeblikket man trenger skarphet mest.

Vi planlegger også hva som skal kontrolleres etter samtalen. Et tall som oppgis muntlig, en dato, en påstand om hvem som bestemte hva: alt dette får en linje i en oppfølgingsliste med et forslag til hvor det kan sjekkes. Slik går intervjuet rett inn i faktasjekkarbeidet i stedet for å bli liggende som notater.

Til øvelsene bruker vi tydelig merkede eksempler, aldri ekte personer. Poenget er å trene rutinen, ikke å gjennomføre en reell undersøkelse.

• To oppfølgere per hovedspørsmål
• Lag en liste over det som må kontrolleres etterpå
• Bruk merkede øvingseksempler

Mange vil ha et rent opplegg på det tekniske, så vi tar det med. Be om lov før du tar opp, test utstyret i rommet du skal bruke, og ha papir som reserve. Notatene mine er korte og strukturert i to spalter: det som ble sagt, og det jeg må følge opp. Sitater skrives ordrett, resten parafraseres med tydelig markering.

Det vi bruker minst tid på i teorien, men trener mest, er stillheten. Når en person har svart, og du venter to sekunder lenger enn det som føles behagelig, kommer ofte det viktigste. Deltakerne øver på dette i par, og det overrasker mange hvor mye mer de får ut av samme spørsmål.

Avslutt alltid med å spørre om det er noe du burde ha spurt om, og om det finnes dokumenter eller personer du bør se på videre.

• Be om lov før opptak og test utstyret
• Skill ordrette sitater fra parafrasering
• Vent litt lenger enn det som føles naturlig

Samme dag, helst innen en time, går deltakerne gjennom notatene og fyller ut oppfølgingslisten. De markerer hva som er bekreftet, hva som er påstand, og hva som mangler kilde. Det er en kort økt, men den avgjør om intervjuet kan brukes videre på en ryddig måte.

Jeg ber dem også skrive tre linjer om hva som fungerte og hva de ville gjort annerledes. Det er ingen vurdering fra meg, bare en vane som bygger seg opp over tid. Etter noen intervjuøvelser ser de selv mønstrene: spørsmål som var for lange, steder der de avbrøt, forberedelse de aldri brukte.

Slik blir intervjuforberedelsen ikke en engangsøvelse, men en liten arbeidsflyt som kan gjentas hver gang du skal snakke med noen.