Hva det koster å lære dokumentordning, og hva som styrer prisen

Når medielærende spør hva dokumentordning og bevislogg koster, tenker de ofte på kursavgift. Min erfaring som instruktør er at den største kostnaden er tiden du bruker, og at tiden avhenger av hvor nøye du vil føre loggen. En bevislogg er ikke et stort verktøy. Det er en vane: hver gang du henter inn et dokument, en uttalelse eller en skjermdump, noterer du hva det er, hvor du fant det og når. Vanen koster få minutter per kilde, men den må gjentas hver gang, også når arbeidet haster.

Du merker prisen først når en sak vokser. Ti dokumenter kan du holde orden på uten system. Femti dokumenter fra ulike kilder, med flere versjoner av samme fil, krever en struktur du har bestemt på forhånd. Derfor bruker vi tid i kurset på å velge struktur før du begynner å samle, ikke etterpå.

I denne notatserien går jeg gjennom hva som faktisk driver kostnaden i dette emnet, slik at du kan vurdere det selv.

Tre ting avgjør hvor mye tid loggen tar. Den første er hvor mange felt du fører per post. En logg med bare filnavn og dato går raskt, men sier lite den dagen noen spør hvordan du kom frem til et funn. En logg med kilde, innhentingsmåte, dato, hvem du snakket med og en kort vurdering tar lengre tid per post, men svarer på det meste.

Den andre er hvor ryddig du var i starten. Rydder du opp i en uordnet mappe etter to uker, bruker du ofte mer tid enn om du hadde ført loggen fortløpende. Den tredje er hvor ofte du må gå tilbake. Hvis saken retter seg underveis eller får nye opplysninger, må du kunne se hva som er gammelt og hva som er nytt.

I øvingene våre lar vi deg kjenne på alle tre, slik at du ser hvor din egen arbeidsmåte taper tid.

• Antall felt per post i loggen
• Hvor tidlig du begynner å føre den
• Hvor ofte saken endrer seg underveis

Modulen Dokumentordning og bevislogg er bygget rundt øvinger du gjør selv, med tydelig merkede øvingseksempler. Her er det viktig å skille mellom et eksempel du øver på og en faktisk sak: øvingsmaterialet er laget for læring, og ingenting av det skal leses som en virkelig undersøkelse. Omfanget av øvingene påvirker både tidsbruk og utbytte. Flere små øvinger gir deg repetisjon, mens én stor øving gir deg erfaring med en sak som vokser.

Vi ser at de som får mest ut av modulen, gjør både små og større oppgaver. De små lærer deg hver enkelt rutine, de store viser hvor rutinene svikter. Du trenger ikke dyr programvare. Et regneark og en ryddig mappestruktur er nok til å gjennomføre alt vi gjennomgår, og det betyr at utstyrskostnaden i praksis er nær null for deg som allerede har en datamaskin.

Hva modulen koster i kroner finner du ikke i dette notatet, siden det er pensumet og arbeidsmetoden som er temaet her.

Noen valg virker uskyldige, men legger på tid senere. Å gi filer vilkårlige navn er ett av dem. Navn som «skjermdump 3» sier ingenting etter en uke. Et fast mønster med dato, kilde og kort beskrivelse koster fem sekunder per fil og sparer deg for lange søk. Et annet valg er å lagre bare lenken til en nettside. Nettsider endres og forsvinner, så du bør lagre en kopi og notere når du hentet den.

Det tredje er å blande rådata og egne notater i samme mappe. Når originalen ligger urørt og dine kommentarer ligger separat, kan du alltid vise hva du fant og hva du mente om det. Det er dette etterprøvbarhet i praksis betyr.

Ingen av disse valgene krever teknisk kunnskap. De krever at du bestemmer deg på forhånd og holder fast ved det også når tempoet øker.

• Faste filnavn med dato og kilde
• Lagre kopi, ikke bare lenke
• Hold originaler og egne notater adskilt

Ikke alle saker trenger en full bevislogg. En kort notis med én kilde klarer seg med enkle notater. Men en sak der du vil kunne forklare hvert ledd, eller der noen kan komme til å stille spørsmål ved arbeidet ditt, tåler den ekstra tiden. Tommelfingerregelen jeg bruker i undervisningen er enkel: jo mer som står på spill hvis du tar feil, desto mer detaljert bør loggen være.

Her kommer også rettelser inn. En god logg gjør det raskt å finne ut hva som må endres når en feil oppdages, og hva som ble gjort om. Det er billigere å føre loggen fortløpende enn å rekonstruere den under press. De fleste som har prøvd begge deler, velger fortløpende føring neste gang.

I kurset lærer du å tilpasse nivået etter saken, slik at du ikke bruker mer tid enn nødvendig og heller ikke mindre.

Før du går i gang, kan du gjøre et lite regnestykke med deg selv. Anslå hvor mange kilder en typisk sak har, hvor lang tid du vil bruke per post, og hvor mye av arbeidet du vil gjøre fortløpende. Ganger du dette opp, får du et realistisk bilde av tidsbruken, og du ser raskt om du trenger et enklere eller et grundigere oppsett.

Husk også at kostnaden går ned med øvelse. De første loggpostene tar lengst, fordi du ennå ikke har rutinen. Etter noen oppgaver går føringen nesten av seg selv. Det er derfor vi legger vekt på gjentakelse i modulen, og ikke på å komme gjennom mest mulig stoff.

Du bør ikke forvente at kurset gjør deg til ferdig utlært på kort tid. Realistisk utbytte er en arbeidsvane og en mal du kan bruke videre i eget arbeid.